Informativa sul trattamento dei dati personali — homacoop.it

Questa informativa descrive come HOMA tratta i dati personali delle persone che visitano homacoop.it, inviano una richiesta tramite il sito, manifestano interesse per una residenza o presentano il proprio profilo professionale.

1. Titolare del trattamento

Il titolare è HOMA Società Cooperativa per azioni, Via Orsini Ducas 8, 73100 Lecce (LE), codice fiscale e Partita IVA 04579080757, email info@homacoop.it, PEC coop.ass@pec.it. I dati identificativi completi sono riportati nella pagina Note legali.

2. Responsabile della protezione dei dati

Il Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) è l'avv. Mario Nobile, contattabile all'indirizzo privacy@homacoop.it.

3. Dati trattati

Dati di navigazione e sicurezza

I sistemi che rendono disponibile il sito e gestiscono i moduli possono trattare indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta, tipo di browser o dispositivo, esito tecnico e identificativi della richiesta.

Per proteggere i moduli da abusi, l'indirizzo IP è associato temporaneamente a un contatore degli invii: il sito accetta al massimo cinque invii in dieci minuti dallo stesso indirizzo IP. Il dato è cancellato automaticamente allo scadere del contatore, entro un margine tecnico di pochi minuti.

Dati inviati tramite i moduli

A seconda del percorso scelto, HOMA può ricevere:

• nome e cognome;
• email e, se fornito, numero di telefono;
• organizzazione, società, ente, università o ruolo;
• per le proposte immobiliari: città dell'immobile, tipo, dimensione indicativa, stato in cui si trova e sua descrizione;
• per i progetti di studentato: città dell'intervento, posti letto previsti, misura o bando di riferimento, fase del progetto, stato del contributo pubblico e piano di servizi di interesse;
• per le richieste di università, DSU ed enti: città di interesse, numero indicativo di persone da sistemare e periodo di partenza;
• esigenza abitativa o residenza di interesse, con ateneo, anno di corso e periodo per le pre-iscrizioni;
• area professionale, città, collegamento al profilo LinkedIn e presentazione personale per “Lavora con noi”;
• contenuto del messaggio e ogni altra informazione inserita volontariamente.

I moduli non permettono di allegare file. Nel modulo “Lavora con noi” non devono essere inseriti curriculum, documenti di identità, dati sanitari o altre categorie particolari di dati. Se il profilo è di interesse, HOMA indicherà successivamente un canale appropriato.

Informazioni da non inserire nei moduli

I moduli del sito servono a essere ricontattati e non richiedono informazioni sulla salute, sulla condizione di disabilità, sulla situazione economica documentata, sulla composizione familiare o su altre categorie particolari di dati. Chi compila è invitato a non inserirle nei campi liberi: per segnalare un'esigenza abitativa o un requisito di accessibilità è sufficiente un'indicazione essenziale, che HOMA approfondirà nella sede appropriata e con le garanzie del caso. Se tali informazioni sono comunque inserite, HOMA le tratta nei soli limiti necessari a gestire la richiesta e le conserva per il tempo indicato alla sezione 10.

Statistiche aggregate

Sul dominio pubblico HOMA utilizza un'istanza autoospitata di Plausible Community Edition per conoscere, in forma aggregata, le visualizzazioni delle pagine, la provenienza generale delle visite, il tipo di dispositivo e l'area geografica approssimativa. La configurazione non impiega cookie né archiviazione di informazioni sul dispositivo del visitatore. Per distinguere le visite, lo strumento calcola un valore derivato dall'indirizzo IP e dal tipo di browser mediante una funzione non reversibile, con un elemento di variazione rinnovato ogni giorno: il valore non è conservato oltre la giornata, non è associato ad alcun identificativo stabile e non consente a HOMA di risalire alla singola persona né di ricostruirne il percorso nel tempo. L'indirizzo IP non è conservato dallo strumento di statistica.

Sono inoltre registrate quattro interazioni, anch'esse in forma aggregata:

• il clic sui pulsanti del sito, di cui viene registrata la sola destinazione: il percorso interno raggiunto, oppure il nome del sito esterno verso cui il pulsante porta;
• l'invio di un modulo, di cui vengono registrati il solo tipo di modulo (per esempio una richiesta di contatto o una candidatura) e l'esito, cioè se l'invio è riuscito oppure no: serve ad accorgersi di un modulo che smette di funzionare;
• il passaggio al portale Cercoalloggio dalle pagine delle residenze universitarie e dalla pagina dei contatti, di cui vengono registrate la città e la residenza da cui il collegamento è partito. Serve a sapere se quel rimando è utile a chi cerca un posto letto;
• la scelta delle opzioni nella diagnosi della pagina degli studentati convenzionati, di cui vengono registrati il campo e l'opzione scelta (per esempio la misura di finanziamento indicata): serve a capire con quali progetti arrivano i proprietari. Le risposte della diagnosi precompilano i campi corrispondenti del modulo della stessa pagina, restano modificabili e vengono inviate insieme alla richiesta.

Non vengono raccolti i contenuti compilati nei moduli, né nomi, recapiti o altri dati identificativi. HOMA non utilizza questi eventi per collegarli alle richieste ricevute o alle persone che le hanno inviate, non li incrocia con l'archivio delle richieste o con le caselle di posta e non dispone di strumenti che consentano di farlo. Non è attivo il tracciamento dei download.

4. Finalità e basi giuridiche

HOMA non usa i dati raccolti dagli altri moduli del sito per inviare la newsletter o altre comunicazioni commerciali non richieste: gli indirizzi ricevuti da quei moduli non sono aggiunti alla lista della newsletter. L'iscrizione alla newsletter avviene soltanto attraverso il modulo dedicato, per iniziativa dell'interessato, e il relativo trattamento è descritto alla sezione 13.

5. Conferimento dei dati

I campi contrassegnati come obbligatori sono necessari per identificare la richiesta e rispondere. Il mancato conferimento impedisce l'invio o rende impossibile gestire la richiesta. Gli altri campi sono facoltativi.

La presa visione dell'informativa non costituisce consenso: il trattamento necessario a rispondere si basa sulle basi giuridiche indicate sopra.

6. Modalità del trattamento e assenza di decisioni automatizzate

I dati sono trattati con strumenti elettronici e misure adeguate alla natura del trattamento. Le richieste inviate attraverso il sito sono inoltrate alle caselle email individuate da HOMA in base al tipo di modulo. La richiesta è inoltre registrata in un archivio interno ospitato su servizi Amazon Web Services nella regione eu-north-1 dell'Unione europea. L'archivio contiene i dati compilati nel modulo, la pagina di provenienza, la lingua e la data di ricezione; non contiene l'indirizzo IP di chi ha inviato. Serve a sapere quali richieste sono state prese in carico e quali no, e ad applicare in modo automatico i termini di conservazione indicati alla sezione 10. Vi accedono soltanto le persone espressamente autorizzate da HOMA, ciascuna limitatamente agli ambiti di propria competenza.

All'interno dell'archivio le persone autorizzate registrano lo stato di lavorazione della richiesta, la persona che la sta seguendo ed eventuali note interne relative alla sua gestione. Queste informazioni sono trattate per le stesse finalità indicate alla sezione 4 e sono soggette agli stessi diritti indicati alla sezione 11.

Tracciabilità degli accessi

Il sistema registra separatamente le consultazioni e le esportazioni effettuate sull'archivio, con l'indicazione della persona autorizzata, del momento e dell'ambito interessato. La registrazione riguarda l'attività delle persone autorizzate e serve a garantire che i dati siano consultati soltanto da chi ne ha titolo.

Elenchi esportati

Per specifiche attività di gestione una persona autorizzata può estrarre dall'archivio un elenco di richieste. Gli elenchi così estratti sono conservati negli strumenti di lavoro di HOMA e cancellati entro il termine indicato alla sezione 10; su di essi non opera la cancellazione automatica prevista per i singoli record dell'archivio.

Richieste anteriori al 31 agosto 2026

L'archivio interno è in funzione dal 31 agosto 2026. Le richieste ricevute prima di tale data sono conservate nelle sole caselle email, secondo i termini che la sezione 10 indica per le caselle.

Conferma di ricezione

Chi invia un modulo riceve automaticamente, all'indirizzo email indicato, una conferma di ricezione contenente il riepilogo dei dati inseriti. La conferma è inviata una sola volta, per la stessa finalità per cui la richiesta è stata inoltrata, e non contiene comunicazioni promozionali.

Strumenti di supporto

Le persone autorizzate possono avvalersi di strumenti informatici di supporto, compresi strumenti di intelligenza artificiale su account aziendali intestati alla cooperativa, per attività interne di riordino, riepilogo o ricerca sul materiale ricevuto. Tali strumenti non sono impiegati per assumere decisioni sulle richieste o sulle candidature, né per attribuire punteggi o formare graduatorie. I fornitori sono indicati alla sezione 7.

Le richieste e le candidature sono esaminate da persone autorizzate. Non sono effettuate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi, né attività di profilazione.

7. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive mansioni, da dipendenti, soci lavoratori e collaboratori autorizzati da HOMA.

Possono inoltre essere trattati da fornitori che supportano il funzionamento del sito, la sicurezza, l'hosting, l'invio e la ricezione delle email, le statistiche e la manutenzione tecnica. Quando trattano dati per conto di HOMA, tali soggetti devono essere disciplinati da un atto ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Il flusso dei moduli utilizza servizi Amazon Web Services nella regione eu-north-1 dell'Unione europea: Lambda per elaborare la richiesta, SES per l'invio, DynamoDB per il limite di frequenza e per l'archivio delle richieste, e CloudWatch per i log tecnici. L'eventuale indirizzo email che generi un mancato recapito (bounce) o un reclamo può essere inserito nella lista di soppressione dell'account AWS, condivisa con altri servizi HOMA che usano lo stesso account, al solo fine di evitare ulteriori invii non recapitabili o contestati.

HOMA utilizza strumenti di intelligenza artificiale su account aziendali intestati alla cooperativa, forniti da Google (Gemini, all'interno di Google Workspace), Anthropic (Claude) e OpenAI. Tali strumenti possono trattare dati provenienti dalle richieste ricevute attraverso il sito quando una persona autorizzata li utilizza per attività di supporto interno, ad esempio per riassumere o riordinare un elenco esportato dall'archivio. Non sono utilizzati account personali. Quando trattano dati per conto di HOMA, tali fornitori devono essere disciplinati da un atto ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

La newsletter è inviata tramite Brevo, servizio di Sendinblue, société par actions simplifiée, 9-17 rue Salneuve, 75017 Parigi, iscritta al Registro del commercio e delle società di Parigi con il numero 498 019 298. Il fornitore riceve gli indirizzi di chi si iscrive e li tratta quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, secondo l'accordo sul trattamento dei dati che costituisce l'Appendice 3 delle sue condizioni di servizio. Il trattamento è descritto alla sezione 13.

I dati possono essere comunicati a consulenti o autorità quando necessario per obblighi di legge o per la tutela di un diritto. Non sono diffusi.

8. Contenuti e moduli di terzi

Il sito può mostrare anteprime locali di contenuti disponibili su YouTube, Instagram, LinkedIn o CloudPano. La connessione al fornitore avviene soltanto quando l'utente sceglie di caricare quello specifico contenuto. Da quel momento il fornitore può ricevere dati tecnici e utilizzare cookie o tecnologie simili secondo la propria informativa. HOMA non memorizza la scelta e non attiva automaticamente altri contenuti dello stesso fornitore.

Alcune pagine possono contenere collegamenti a Google Forms per bandi o candidature. Il collegamento non trasmette a Google i dati inseriti nei moduli interni di HOMA. Aprendo il modulo esterno, l'utente lascia homacoop.it; prima dell'invio deve poter consultare l'informativa specifica presente nel modulo.

9. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

I servizi AWS usati direttamente dai moduli sono configurati nella regione eu-north-1, nell'Unione europea.

L'istanza di statistiche è raggiungibile all'indirizzo analytics.cercoalloggio.com, sottodominio riferibile a HOMA e utilizzato per ospitarla: la sua indicazione non comporta comunicazione di dati a soggetti diversi da HOMA. L'istanza è amministrata da HOMA ed è ospitata su un server del fornitore OVH nei Paesi Bassi, all'interno dell'Unione europea: i dati statistici non lasciano lo Spazio economico europeo.

Alcuni degli strumenti di intelligenza artificiale indicati alla sezione 7 sono forniti da soggetti stabiliti negli Stati Uniti. Quando dati provenienti dal sito sono trattati con tali strumenti, il trasferimento avviene nel rispetto delle garanzie previste dagli artt. 45 e 46 del GDPR: adesione del fornitore al quadro EU-US Data Privacy Framework, ove applicabile, oppure clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.

Gli indirizzi iscritti alla newsletter sono ospitati, secondo l'elenco dei sub-responsabili allegato all'accordo sul trattamento dei dati del fornitore indicato alla sezione 7, su infrastrutture situate in Francia e in Belgio, all'interno dell'Unione europea. Lo stesso accordo prevede che il servizio possa comportare, in alcuni momenti, un trattamento fuori dallo Spazio economico europeo, dove il fornitore, le società del suo gruppo o i suoi sub-responsabili operano: in tal caso HOMA si fonda sulle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea contenute in quell'accordo e sulle misure supplementari ivi previste; per i trasferimenti verso gli Stati Uniti rileva inoltre, ove applicabile e verificata, l'adesione del fornitore al quadro EU-US Data Privacy Framework.

Quando l'utente sceglie di caricare un contenuto o di aprire un modulo di un fornitore terzo, è il browser dell'utente a collegarsi direttamente a quel fornitore. HOMA non trasmette dati prima di tale scelta e non effettua, in relazione a tali contenuti, alcun trasferimento di dati personali: dal momento del caricamento il trattamento avviene sotto la responsabilità del fornitore, in qualità di titolare autonomo, secondo la propria informativa e le proprie garanzie, anche per l'eventuale trattamento fuori dallo Spazio economico europeo. I collegamenti alle informative dei fornitori sono disponibili nella pagina Cookie e tecnologie simili e possono essere consultati prima di caricare il contenuto.

10. Tempi di conservazione

Il termine indicato per l'archivio interno decorre dalla ricezione e non si riavvia: la consultazione di un record e le annotazioni interne di gestione non incidono sui termini indicati. La cancellazione automatica è eseguita dal sistema entro pochi giorni dalla scadenza del termine. Le richieste ricevute prima del 31 agosto 2026 sono conservate nelle sole caselle email, secondo i termini indicati per le caselle. I termini relativi alle caselle email sono applicati mediante verifiche organizzative periodiche, almeno semestrali. Se una richiesta dà origine a un rapporto contrattuale, a un contenzioso o a un obbligo legale, i dati pertinenti sono trasferiti o conservati nei sistemi ordinari di HOMA secondo i termini applicabili a quel diverso trattamento.

11. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può chiedere:

• accesso ai dati personali;
• rettifica o aggiornamento;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati;
• opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, indicando i motivi connessi alla propria situazione.

Le richieste possono essere inviate a privacy@homacoop.it oppure, se si preferisce, a coop.ass@pec.it; è possibile utilizzare anche i recapiti del Responsabile della protezione dei dati indicati alla sezione 2. HOMA risponde senza ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta; il termine può essere prorogato di due mesi quando la richiesta è particolarmente complessa o quando le richieste sono numerose, dandone comunicazione all'interessato entro il primo mese. L'esercizio dei diritti è gratuito. HOMA può chiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare l'identità del richiedente.

L'interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali tramite www.garanteprivacy.it o rivolgersi all'autorità giudiziaria.

12. Versione e aggiornamenti

HOMA aggiorna questa informativa quando cambiano il sito, i trattamenti o la normativa applicabile. Ogni pagina riporta il numero di versione e il mese dell'ultimo aggiornamento. HOMA conserva le versioni precedenti e ne rilascia copia a chi la richieda ai recapiti indicati alla sezione 2. Quando un aggiornamento incide in modo sostanziale su trattamenti già in corso, HOMA lo segnala in testa alla pagina per almeno trenta giorni.

Le versioni precedenti di questa pagina sono disponibili su richiesta scrivendo a privacy@homacoop.it.

13. Newsletter

La newsletter di HOMA raccoglie le notizie pubblicate su homacoop.it in un messaggio unico, inviato di norma ogni due settimane. È pubblicata in italiano e l'iscrizione si effettua dalla pagina Newsletter; la pagina inglese rinvia a quella italiana e non offre il modulo. La pagina di iscrizione, il messaggio di conferma e la pagina di disiscrizione sono in italiano. Chi preferisce ricevere queste informazioni in inglese può richiederle a privacy@homacoop.it prima di iscriversi.

Per l'iscrizione è richiesto il solo indirizzo di posta elettronica. Il modulo trasmette inoltre due valori fissi che indicano la lingua italiana, con cui il fornitore imposta i propri messaggi di servizio, e un campo di controllo antiabuso che resta vuoto. Non sono richiesti il nome, il ruolo, l'organizzazione né altri dati, e l'indirizzo non è usato per finalità diverse dall'invio della newsletter.

Il trattamento si fonda sul consenso dell'interessato, art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR, e sull'art. 130 del Codice in materia di protezione dei dati personali. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento ai sensi dell'art. 7, par. 3, del GDPR, senza che la revoca pregiudichi la liceità degli invii effettuati prima di essa.

Come si dà il consenso e come è provato

L'iscrizione si perfeziona in due passaggi. Dopo l'invio del modulo l'indirizzo non è ancora iscritto: il fornitore invia un messaggio contenente un collegamento di conferma, e l'iscrizione decorre soltanto dal clic su quel collegamento. Chi non conferma non riceve la newsletter e il suo indirizzo resta in attesa presso il fornitore, dove non produce alcun invio.

A prova del consenso sono conservati l'indirizzo di posta elettronica, l'indicazione del modulo da cui l'iscrizione è partita, l'attributo che registra l'avvenuta conferma e la data di creazione del contatto, che per chi si iscrive dal sito coincide con la data dell'iscrizione; nella storia del contatto restano inoltre gli eventi relativi ai messaggi ricevuti. Non è registrato l'indirizzo IP di chi si iscrive.

Tracciamento dei messaggi e cookie

I messaggi della newsletter contengono un elemento di misurazione che segnala l'apertura, e i collegamenti in essi presenti passano attraverso i domini del fornitore, che ne registra il clic. Le due funzioni non sono disattivabili nel servizio utilizzato: servono a sapere quanti destinatari leggono il digest e quali notizie aprono, e sono usate in forma aggregata. Lo stesso meccanismo riguarda il collegamento di conferma dell'iscrizione, e la registrazione di quel clic è ciò che documenta il consenso.

La pagina di iscrizione non installa cookie: il modulo è un form che non carica alcuno script, foglio di stile o carattere tipografico del fornitore, e nessun dato raggiunge il fornitore prima dell'invio. Al momento dell'invio il browser lascia homacoop.it e apre una pagina del fornitore, che può utilizzare cookie propri secondo la propria informativa; da quella pagina l'utente è riportato su homacoop.it.

Disiscrizione, conservazione e diritti

Ogni numero della newsletter contiene in chiusura un collegamento di disiscrizione, che opera con un clic: la pagina del fornitore annulla l'iscrizione subito, e solo dopo chiede il motivo come domanda facoltativa. Dalla disiscrizione non parte più alcun invio.

Il messaggio di benvenuto, che il sistema invia una sola volta a chi ha appena confermato l'iscrizione, è un messaggio di servizio e non un numero della newsletter: per questa ragione non porta il collegamento di disiscrizione, e indica invece a parole dove si trova — in fondo a ogni numero — e l'indirizzo privacy@homacoop.it, al quale ci si può rivolgere per qualunque richiesta sui propri dati, compresa la disiscrizione.

Alcuni programmi di posta mostrano di propria iniziativa un pulsante di annullamento dell'iscrizione accanto al nome del mittente. Su un messaggio di servizio come quello di benvenuto quel pulsante agisce sul canale tecnico del fornitore e blocca l'indirizzo mittente: non equivale alla disiscrizione dalla newsletter, che si ottiene con il collegamento in fondo a ogni numero o scrivendo ai recapiti indicati alla sezione 11.

L'indirizzo, però, non viene cancellato: resta negli archivi del fornitore contrassegnato come disiscritto, ed è proprio quel contrassegno che dice al sistema di non scrivere più a quell'indirizzo. Alla disiscrizione l'indirizzo è inoltre tolto dalla lista della newsletter. Restano con esso la data di creazione del contatto e l'attributo che registra la conferma, e nella storia del contatto restano l'evento della disiscrizione e l'uscita dalla lista. Chi si iscrive di nuovo ricomincia a ricevere la newsletter, perché il modulo lo reinserisce nella lista e il contrassegno viene rimosso. Per ottenere la cancellazione dell'indirizzo dagli archivi del fornitore è sufficiente chiederlo ai recapiti indicati alla sezione 11: HOMA la esegue senza ritardo.

Le registrazioni tecniche degli invii — le aperture e i clic descritti sopra — sono conservate dal fornitore per 24 mesi, termine impostato da HOMA nella configurazione del servizio. È lo stesso termine applicato alle richieste ricevute dal sito e al registro degli accessi indicati alla sezione 10, ed è motivato dalla misurazione aggregata dei messaggi.

I diritti indicati alla sezione 11 si esercitano anche su questo trattamento, con gli stessi recapiti e negli stessi termini.